Surat adalah alat komunikasi tertulis, atau sarana untuk menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak yang lain. Informasi tersebut bisa berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan dan lain sebagainya.

Dibandingkan dengan alat komunikasi modern seperti telepon, telex, telegrap, radio dan televisi, surat tetap mempunyai kelebihan tersendiri, karena surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci namun tetap ekonomis. Kelebihan lainnya adalah, surat bersifat praktis karena dapat menyimpan rahasia, efektif karena informasi yang disampaikan itu asli sesuai dengan sumbernya, ekonomis karena biaya pembuatan dan pengirimannya sangat murah.

Fungsi surat yang aktif dalam kehidupan masyarakat sehari-hari adalah sebagai wakil atau duta dari si penulis. Disini surat berperan sebagai pembawa misi dan pesan-pesan yang mewakili si penulisnya. Dengan demikian surat dapat menghemat pemakaian tenaga manusia, menghemat ongkos atau biaya. Karena sifatnya sebagai duat atau wakil, maka surat harus ditulis dengan teliti, praktis, sistematis dan seobyektif mungkin. Makdus dan tujuan surat harus jelas, sopan serta menarik.Oleh sebab itu sebaiknya surat di konsep / ditulis oleh orang yang berpengetahuan luas dalam bahasa tulis, menguasai permasalahan yang hendak ditulis dan memiliki pengetahuan tentang surat menyurat (korespondensi dan administrasi).

Karena surat merupakan alat komunikasi tertulis, ia juga dapat dijadikan sebagai bahan bukti hitam diatas putih yang mempunyai kekuatan hukum, seperti kwitansi, bukti tanda terima, faktur, surat perjanjian dan lain sebagainya yang biasa di lakukan dalam dunia bisnis. Fungsi lainnya adalah referensi dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu kegiatan.Surat-surat yang diarsipkan merupakan sumber data yang diperlukan dalam perencanaan dan penindaklanjutan suatu aktifitas atau program. Berdasarkan pengalaman-pengalaman masa lalu, sebuah organisasi atau badan usaha dapat bertindak lebih lanjut dan tidak kehilangan arah dengan adanya surat menyurat dan kearsipan serta data-data.

Surat juga berfungsi sebagai Alat pengingat.Sesuatu yang terlupakan dalam kegiatan masalalu dapat dilihat dan ditinjau kembali. Dengan adanya surat dapat memperpendek jarak, penghemat tenaga dan waktu. Sesuatu yang harus dikunjungibila tidak begitu penting dapat dihubungi dengan memakai surat saja. Surat juga merupakan bukti sejarah dan kegiatan suatu organisasi atau badan usaha, jaminan keamanan misalnya surat jalan dan alat promosi pihak pengirim.

Untuk menulis surat yang baik, dibutuhkan :

1. Ilmu atau pengetahuan tentang surat menyurat dan administrasi
2. Bahasa yang baik serta menguasai bahasa tulisan
3. Menguasai permasalahan yang hendak ditulis
4. Sopan santun
5. Isi yang lengkap (pesan yang lengkap dan jitu)
6. Obyektif
7. Praktis tidak bertele-tele
8. Sistematis dan menggunakan kaidah-kaidah korespondensi yang berlaku secara umum