|
Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia, termasuk dalam dunia kerja dalam era modern ini. Dalam kebutuhan ekonomi dan sosial, organisasi ataupun perusahaan terdorong untuk memanfaatkan surat demi kelancaran ativitas bisnisnya.
Berbicara dengan tulisan tentu berbeda dengan berbicara dengan lisan. Sebagaimana kebiasaan kita di Indonesia, salam pembukaan hanya dipakai pada pembicaraan atau pidato resmi. Sedangkan dalam pembicaraan biasa aupun pembicaraan bisnis, salam pembukaan tidak pernah dipakai. Tentunya ini dengan pertimbangan, mereka lebih mengutamakan waktu dan kecepatan dalam mencapai sasaran bisnisnya.
Begitu pun dengan surat menyurat. Pembicaraan di dalam surat resmi, tidak resmi, surat pribadi ataupun surat niaga, tata tertib dan sopan santun masih tetap harus dijaga. Dalam dunia korespondensi, pembicaraan dalam surat terbagi atas :
- Salam pembukaan
- Paragraf pembukaan sebagai permulaan pembicaraan
- Isi Surat
- Uraian isi surat selengkapnya sebagai penguat arti dari isi surat
PENGETAHUAN POKOK TENTANG SURAT MENYURAT
- Surat : Sehelai kertas atau yang lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi atau hubungan tertulis.
- Bahasa Surat : Bahasa yang dilahirkan secara tertulis, baik, indah, rapi, sopan, ramah tamah. Untuk surat niaga dan surat resmi lainnya, termasuk surat lamaran kerja harus ditulis singkat, sederhana dan padat isinya.
- Wujud Surat : Berbentuk Kartu Pos, berbentuk warkat pos, Surat bersampul, Beerbentuk Memo.
- Tujuan Surat : Sebagai pemberitahuan, sebagai surat perintah, sebagai permohonan / permintaan. surat susulan, surat peringatan / teguran, surat panggilan, surat pengantar, surat keputusan, surat perjanjian, surat laporan, surat dagang dan lain sebagainya.
- Sifat Surat : Surat dinas, surat niaga, surat sosial, telegram, surat kawat dan surat pribadi yang sifatnya berbeda, misal isinya bersifat kekeluargaan, persahabatan dan perkenalan dan surat pribadi yang sifatnya resmi, seperti surat lamaran kerja.
- Dari segi keamanan surat terbagi atas :
- Rahasia, ditandai dengan RHS atau R
- Sangat Rahasia, ditandai dengan SRHS atau SR
- Biasa
- Benda-benda pos untuk keperluan surat menyurat :
- Perangko
- Materai
- Amplop
- Kartu Pos
- Warkat Pos
- Kartu Pindah
- Kartu C.7
- Blanko Pos Wesel
- Kertas Segel
- Syarat-syarat surat yang baik
- Obyektif dan bukan subyektif
- Sistematis susunan isi suratnya
- Singkat, tidak bertele-tele
- Jelas kepada siapa, dari mana dan tentang apa
- Lengkap isinya
- Sopan / ramah - tamah bahasanya
- Menarik wujud fisiknya (mutu kertas, bentuk surat, pengetikan dan lain-lain)
- Fungsi masing-masing bagian surat :
Kepala Surat (heading, letter head) berfungsi : - Sebagai alat pengenal (identitas)
- Sebagai alat pemberian informasi
- sebagai iklan, pada kantor atau perusahaan-perusahaan tertentu
Tanggal surat, berfungsi :
- Sebagai referensi
- Sebagai alat pemberian informasi
Nomor surat, berfungsi : - Sebagai alat petunjuk bagi petugas filing
- Sebagai alat pengukur kegiatan kantor atau perusahaan yang berhubungan dengan surat pada suatu periode tertentu
- Sebagai penunjuk unit asal surat
- Sebgai referensi
- Sebagai lampiran
Lampiran berfungsi sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan
Perihal, berfungsi : - Sebagai referensi
- Sebagai petunjuk tentang inti surat secara keseluruhan
- Sebagai petunjuk bagi petugas filing
Alamat dalam, berfungsi : - Sebagai petunjuk bagi petugas filing
- Sebagai petunjuk kemana surat harus disampaikan
- Sebagai alamat luar, kalau menggunakan amplop berjendela
Salam pembuka, berfungsi sebagai tanda pembicaraan akan dimulai (tidak digunakan dalam surat resmi)
Isi Surat, berfungsi sebagai uraian materi pokok dan subyek-subyek lainnya
Salam Penutup, berfungsi sebagai tanda bahwa pembicaraan telah selesai (tidak digunakan dalam surat resmi) Nama Jabatan, berfungsi : - Sebagai identitas penanggung jawab surat
- Sebagai petunjuk bagi petugas filing
Initial, berfungsi sebagai kode nama (singkatan) pembuat konsep dan pengetikan, digunakan untuk memudahkan pemeriksaan kembali apabila terjadi kekliruan
Tembusan, digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.
|
